Seans paketi takibi nasıl düzenlenir?

Güncelleme: 15 Ekim 2026

Seans paketi takibi, satılan veya tanımlanan toplam seans sayısıyla kalan sayıyı birbirinden ayırarak başlar. Bir randevunun takvime yazılması, seansın gerçekleştiği anlamına gelmez. Paket seans takibi yaparken hangi olayın bakiyeyi azaltacağını önceden tanımlarsanız kayıtları yorumlamak kolaylaşır.

Örneğin sekiz seanslık bir pakette önce başlangıç sayısını yazın. Her tamamlanan görüşmeden sonra bir seans düşülecekse bu kuralı tutarlı uygulayın. Erteleme, geç iptal ve gelmeme için ayrı kararlar verin. Paket tutarını izlemek istiyorsanız bunu seans bakiyesinden ayrı bir bilgi olarak ele alın.

Paket kuralını danışana nasıl anlatmalı?

Kural metnini hazırlarken dört soruya yanıt verin: Paket kaç seans içeriyor? Seans hangi durumda kullanılmış sayılıyor? İptal veya erteleme ne zamana kadar bildirilmeli? Gelmeme halinde kalan sayı değişiyor mu? Yanıtların kısa ve anlaşılır olması, sonradan farklı yorumların önüne geçmeye yardımcı olur.

Geç iptal sınırını çalışma biçiminize göre siz belirlemelisiniz. Aşağıdaki metinler uygulanması gereken kurallar değil, kendi kararınızı yazmanız için düzenlenebilir örneklerdir. Köşeli parantezleri doldurmadan danışana göndermeyin.

• Pakete giriş: “[Paket adı] toplam [Seans sayısı] görüşme içerir. Tamamlanan her görüşme, kalan seans sayısından bir adet düşülür.”
• Zamanında değişiklik: “Randevuyu değiştirmek isterseniz en geç [Süre] önce haber vermenizi rica ederim. Bu süre içinde bildirilen değişiklikte seans paketten düşülmez.”
• Geç iptal düşülürse: “[Süre] sınırından sonra yapılan iptallerde ilgili görüşme paket bakiyesinden bir seans olarak düşülür.”
• Geç iptal düşülmezse: “[Süre] sınırından sonra yapılan iptallerde de görüşme paket bakiyesinden düşülmez. Yeni saat ayrıca kararlaştırılır.”
• Gelmeme düşülürse: “Önceden haber verilmeden randevuya gelinmemesi halinde bir seans paket bakiyesinden düşülür.”
• Gelmeme düşülmezse: “Önceden haber verilmeden randevuya gelinmemesi halinde paket bakiyesi değişmez. Yeni randevu ayrıca planlanır.”

Birbirine ters örnekleri aynı metinde kullanmayın. Geç iptal ve gelmeme için seçtiğiniz iki cümleyi paket açıklamanıza ekleyin. Sonra kullandığınız takip aracındaki ayarların bu metinle uyuştuğunu kontrol edin. Hatırlatma göndermek istiyorsanız nötr mesaj örneklerine de bakabilirsiniz.

Excel ile takip ve program kullanımı

Az sayıda paketi kendiniz izliyorsanız bir tabloyla başlayabilirsiniz. Her danışan için paket büyüklüğü, kullanılan seans sayısı ve kalan bakiye ayrı sütunlarda görülebilir. Randevu tarihi ile “geldi”, “geç iptal” veya “gelmedi” durumunu da kaydedebilirsiniz. Böylece bakiyedeki değişikliğin nedenini daha sonra okuyabilirsiniz.

Tabloda asıl dikkat isteyen nokta, her değişikliği elle doğru işlemektir. Bir randevuyu ertelediğinizde satırı nasıl güncelleyeceğinizi; paketten düşmeyen bir gelmemeyi nasıl göstereceğinizi önceden kararlaştırın. Başlangıç için seans takip Excel şablonunu inceleyebilir, sütunların kendi kuralınıza uyup uymadığını değerlendirebilirsiniz.

Program seçeneğinde, takvim ve paket kaydı aynı yerde bulunabilir. Karşılaştırırken “randevu açılınca mı, tamamlandı denince mi bakiye azalıyor?” sorusunu sorun. Geç iptal ve gelmeme ayarlarının ayrı yapılabilmesi de sizin kuralınızı uygulamak için önemlidir. Bir deneme sırasında gerçek olmayan örnek kayıtlarla her iki durumu yürütmek, davranışı görmenizi sağlar.

Excel'den programa geçecekseniz mevcut verilerin aktarımını ve sonradan geri alınmasını da değerlendirin. Alanların nasıl eşleştiğine, telefon numaralarının biçimine ve geçersiz tarihlerin nasıl gösterildiğine bakın. Kullandığınız araçtan Excel veya CSV dosyası indirebilmek, kayıtları kendi elinizde tutmanıza yardımcı olur.

Danışan Defteri'nde paket akışı

Danışan Defteri'nde sekizli, onlu gibi seans paketleri tanımlanır. Seans sonrasında “Geldi” işaretlendiğinde kalan sayı kendiliğinden düşer. Geç iptal ve gelmemenin paketten düşüp düşmeyeceği kuralını siz seçersiniz. Paket tutarı isteğe bağlı olarak girilebilir. İşleyişi değerlendirmek için bir paket ve birkaç örnek randevuyla akışı deneyebilirsiniz.

Haftalık takvim ve kendi randevu linki de bulunur. Danışan boş saatlerden birini seçerek talep gönderir; randevu sizin onayınızla kesinleşir. E-postası kayıtlı danışana randevudan önceki 24 saat içinde e-posta hatırlatması gider. WhatsApp mesajı tek tıkla açılır ve sizin tarafınızdan gönderilir.

Ürün seans notu, teşhis veya sağlık bilgisi alanı tutmaz. Danışandan online ödeme alma ve e-fatura da bulunmaz. Paket tutarı girilebilmesi, online tahsilat yapıldığı anlamına gelmez. Daha geniş kayıt veya tahsilat ihtiyacınız varsa bunu seçiminizde ayrı başlık olarak ele alın.

14 günlük ücretsiz denemede kart bilgisi istenmez. Deneme bittiğinde ücret alınmaz; kayıtları görüp dışa aktarabileceğiniz salt okunur hesap durumuna geçilir. Ücretli kullanımda 30 günlük dönem vergiler dâhil 799 TL'dir; her dönem ayrıca ödenir.

Sık sorulanlar